Política de tratamiento de datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La sociedad ENVIGADO FÚTBOL CLUB S.A., identificada con NIT:900.470.848-9 (en adelante “ENVIGADO”), se encuentra comprometida con la protección del derecho fundamental de Habeas Data y las prerrogativas de toda persona para conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en Bases de Datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías a que se refiere la Constitución Política de Colombia y las leyes que reglamentan la materia. Por lo tanto, ENVIGADO, de conformidad con lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, pone a disposición la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales que recolecte de sus Titulares en el desarrollo de su objeto social (en adelante “la política”).

1. INTRODUCCIÓN Y MARCO LEGAL

La Constitución Política de Colombia de 1991, en relación con el Estado Social de Derecho vigente en Colombia, catalogó como Derecho Fundamental, en su Artículo 15, la facultad que asiste a los ciudadanos de conocer, actualizar y rectificar la información que haya sido recogida sobre ellos en alguna Base de Datos o archivos. 

Ahora bien, la regulación del reseñado precepto constitucional se encuentra en la Ley 1581 de2012 “por medio del cual se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales”, teniendo como ámbito de aplicación aquellos Datos Personales registrados en cualquier Base de Datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de entidades públicas o privadas. Así las cosas, en observancia del objeto social de ENVIGADO y su naturaleza jurídica, se procede, con la publicación la política, en la cual se establecen los lineamientos aplicados por parte de ENVIGADO para procesar, almacenar y resguardar la información que reposa en sus Bases de Datos, y de esta manera garantizar el efectivo cumplimiento de los Derechos Fundamentales que le asisten a sus clientes, usuarios, proveedores, empleados y otros grupos de interés.

En caso de que ENVIGADO llegase a contratar con Encargados del Tratamiento de Datos Personales, suscribirá con ellos un contrato para el Tratamiento de Datos Personales bajo su control y responsabilidad, el cual señalará los alcances del Tratamiento, las actividades que el Encargado podría realizar por cuenta del Responsable para el Tratamiento de Datos Personales y las obligaciones del Encargado para frente al Titular y Responsable. Mediante dicho contrato, el Encargado se comprometería a dar aplicación a las obligaciones del Responsable bajo la política fijada por este y a realizar el Tratamiento de Datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado.

2. DEFINICIONES

Para efectos del presente documento debe tenerse en cuenta las siguientes definiciones a fin de dar una objetiva aplicación a la política.

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus Datos Personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales y los derechos que le asisten como titular.

c) Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

e) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales o sentencias judiciales que no estén sometidas a reserva.

f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.

g) Datos sensibles: Se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable.

i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos.

j) Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de estos.

l) Cliente: Persona natural o jurídica a la cual ENVIGADO le vende bienes /o presta servicios profesionales debido a relación comercial acordada.

m) Registro Nacional de Bases de Datos: Es el directorio público de las Bases de Datos sujetas a Tratamiento que operan en el país.

n) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento, quien podrá estar dentro o fuera del país.

ñ)    Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

o) Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar información y Datos Personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en Bases de Datos públicas o privadas, conforme a lo dispuesto en la ley y normatividad aplicable.

p) Autorización tácita: Se asumirá cuando el Titular mediante su conducta permita concluir de forma razonable que otorgó dicha autorización.

3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

ENVIGADO FÚTBOL CLUB S.A., sociedad comercial identificada con NIT:900.470.848-9.

Dirección: Carrera 48 # 46 Sur 150. Polideportivo Sur (Envigado, Antioquia).

Teléfono: (604) 480 40 50.

Correo: juridico@envigadofc.co

4. PRINCIPIOS RECTORES Y ORIENTADORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

3.1 Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.

3.2 Principio de finalidad: El Tratamiento de los Datos Personales recolectados por ENVIGADO obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley. Cabe resaltar que dicha finalidad, en concordancia con la Ley Estatutaria 1581 de 2012, le es informada a los Titulares de los Datos Personales. 

3.3 Principio de libertad: ENVIGADO puede tratar los Datos Personales que se encuentren almacenados en sus Bases de Datos sin el previo consentimiento del Titular, siempre y cuando estos provengan de registros públicos o sean de naturaleza pública. En todos los demás casos, ENVIGADO, deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no serán obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

3.4 Principio de veracidad o calidad: ENVIGADO, establecerá los mecanismos para garantizar que la información contenida en sus Bases de Datos sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

3.5 Principio de transparencia: El Titular en cualquier momento puede obtener de ENVIGADO, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan.

3.6 Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de Datos Personales se sujeta a los límites derivados de su naturaleza, las disposiciones de la ley y la Constitución. De acuerdo con eso, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

3.7 Principio de seguridad: ENVIGADO, se encargará de proporcionar las medidas técnicas, tecnológicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

En caso de presentarse cualquier tipo de vulneración a la seguridad de las Bases de Datos, ENVIGADO   deberá reportar este hecho ante el Registro Nacional de Bases de Datos dentro de los quince (15) días siguientes al hecho referido. 

3.8 Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales de las Bases de Datos de ENVIGADO, están obligadas a garantizar la reserva de  la  información,  por  lo  que  se  comprometen  a  conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección  de  datos.  Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES

Para efectos de la presente política, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

• Derecho a conocer, actualizar, incluir, rectificar y consultar sus Datos Personales en cualquier momento frente a ENVIGADO respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a ENVIGADO para el Tratamiento de sus Datos Personales.

• Ser informado por ENVIGADO, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

• Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre Tratamiento de Datos Personales.

• Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Derecho a acceder en forma gratuita a los Datos Personales que voluntariamente decida compartir con ENVIGADO.

• Los demás consagrados en la legislación vigente y en las directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio, o la que sea autoridad competente en materia de protección de datos.

No obstante, ENVIGADO no podrá revocar la autorización de un titular o eliminar un dato, cuando exista un deber legal o una obligación contractual para que los Datos Personales permanezcan en la respectiva Base de Datos.

6. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Todo tratamiento que ENVIGADO haga de Datos Personales requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Dicha autorización deberá ser almacenada por ENVIGADO. 

De conformidad con la ley, y a efectos de cumplir con los fines anteriormente mencionados, ENVIGADO requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular sobre el manejo de sus Datos Personales. Con este fin ENVIGADO ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la respectiva autorización y su posterior verificación y/o consulta.

Al tramitar la respectiva autorización ENVIGADO informará al Titular de los Datos personales, lo siguiente:

• Quién es el responsable o encargado de recopilar la información y que Datos Personales serán solicitados.

• Tratamiento que se dará a los Datos recolectados y las finalidades con que serán usados.

• Derechos que le asisten al Titular y el procedimiento para ejercerlos.

• El carácter facultativo de respuesta a las preguntas efectuadas sobre datos sensibles.

6.1. CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

• Cuando la información sea solicitada por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que estos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.

• Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.

• En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.

• Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

6.2. MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web o en cualquier formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo a través del cual se pueda concluir de manera inequívoca que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la Base de Datos. La autorización será generada por ENVIGADO y será puesta a disposición del Titular con antelación y de manera previa al Tratamiento de sus Datos Personales.

7. DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO FRENTE A LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

ENVIGADO reconoce que los Datos Personales son propiedad de sus Titulares y que únicamente tales personas podrán decidir sobre ellos. Por lo tanto, los mismos serán usados exclusivamente para aquellas finalidades para las que fue autorizado. Además, ENVIGADO asume los siguientes deberes en su calidad de Responsable del Tratamiento:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

• Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular para el Tratamiento de Datos Personales.

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del Titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

• Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado, de conformidad con lo previsto en la normatividad vigente aplicable a esta materia y lo previsto en la política.

• Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 del 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

• Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

• Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

• Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite" en la forma establecida en la ley.

• Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del Dato Personal.

• En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los Titulares respecto a los mismos.

• La Empresa informará a los Titulares de los datos, para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.

• ENVIGADO garantizará al Titular de la información la posibilidad de conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato que sobre él exista o revocar la autorización para el tratamiento de estos y ejercer consultas y reclamos, los cuales se realizarán por conducto de los mecanismos establecidos en este documento para tal fin.

8.  FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS SUMINISTRADOS

Para facilitar el contacto con nuestros clientes, proveedores, empleados y otros grupos de interés, tanto actuales como futuros, y de poder administrar nuestra operación comercial, recabamos y mantenemos su información personal. 

Los Datos Personales que se recolecten serán incluidos en una Base de Datos y utilizados de manera directa o a través de su Encargado en los términos que se establezcan en la normatividad aplicable en esta materia, para las finalidades relacionadas con el objeto y propósitos de ENVIGADO.

La información personal que recogemos puede incluir, pero no limitarse a:

• Nombre, direcciones físicas y números de teléfono.

• Direcciones de correo electrónico.

• Información necesaria para facilitar la venta u otros servicios.

• Información personal brindada a través de encuestas u otros métodos de investigación de   mercado.

• Información personal brindada a representantes del departamento de atención al cliente, con la finalidad de investigar y resolver asuntos en discusión y absolver interrogantes.

•Datos biométricos recolectados mediante sistemas de seguridad y videovigilancia.

•Videos, fotos y cualquier otro material donde repose la imagen del titular.

Los correos electrónicos promocionales de ENVIGADO incluirán dentro del cuerpo del mensaje un enlace válido para elegir ser retirado de la lista de distribución en el momento que así lo disponga cada titular.

8.1. FINALIDADES   GENERALES   EN   LA   RECOLECCIÓN   Y    TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ENVIGADO en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, etc., recolectará, almacenará, usará, circulará o suprimirá sus datos personales con las siguientes finalidades generales, según la calidad del respectivo Titular:

• Ser incluidos en la respectiva Base de Datos y someterla al respectivo Tratamiento.

• Utilizar los medios de contacto suministrados por el Titular de la información, con el fin de divulgar información relacionada con el desarrollo del objeto social y actividad económica de ENVIGADO.

• En términos generales, establecer, ejecutar y cumplir con las relaciones contractuales actuales o futuras con sus clientes, proveedores y trabajadores incluida el cobro y pago de estas, así como con las disposiciones legales y compromisos a que hubiere lugar.

• Dar cumplimiento a disposiciones legales y compromisos contractuales de toda clase.

• Ayudar a garantizar la seguridad de las personas que nos visitan en nuestras instalaciones.

• Actividades de operación y registro.

• Captación, grabación, transmisión, almacenamiento, conservación o reproducción en tiempo real o posterior de imágenes por sistemas de video vigilancia, controles de acceso, circuitos cerrados de televisión con el fin de garantizar la seguridad de los bienes y las personas en las instalaciones o sedes de ENVIGADO.

• Análisis estadístico, referenciación, consulta en Base de Datos públicas, consulta en listas restrictivas nacionales de internacionales verificación y auditorias. Como consecuencia de la autorización, ENVIGADO podrá recabar información sobre las relaciones comerciales con otras entidades, consulta de datos financieros en las centrales de riesgo que manejan Bases de Datos de información y los datos financieros que se requieran para gestionar la relación contractual o comercial con el Titular.

• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por ENVIGADO con los Titulares de la Información.

En el evento que ENVIGADO entregue Datos Personales de cualquier Titular a sus proveedores, prestadores de servicios o clientes estos deberán proteger los Datos Personales suministrados, conforme lo dispuesto en las normas vigentes y la presente política y garantizar la confidencialidad de estos, aún con posterioridad a la terminación del vínculo comercial entablado con ENVIGADO.

Si un Dato Personal es proporcionado, dicha información será utilizada solo para los propósitos aquí señalados y, por tanto, ENVIGADO no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar el mismo. Sin embargo, podrá compartir esta información a compañías afiliadas y/o a terceros no afiliados para poder brindar los productos y servicios solicitados. Esta información será utilizada para proporcionar las ofertas de productos y/o servicios que se ajusten específicamente a los intereses particulares de nuestros clientes.

En la medida que lo requiera la ley, brindaremos la información personal a las autoridades del gobierno o a terceros que la requieran en virtud de una citación legal u otro tipo de proceso legal. De la misma manera y si la ley lo permite, podremos usar o revelar su información para proteger los derechos o el patrimonio de ENVIGADO, de nuestros clientes, usuarios, etc.

De todas maneras, los Titulares podrán restringir el recibo de comunicaciones y la divulgación de su información a terceros, haciéndolo saber a través de los medios o canales destinados para tal fin y los cuales encontrarán en esta política, así como el proceso a seguir en cada caso particular para el ejercicio pleno y efectivo de los derechos de los Titulares de la información. Los datos recogidos son almacenados bajo la confidencialidad y las medidas de seguridad establecidas por ENVIGADO.

Todas las finalidades anteriormente descritas podrán ser ejecutadas por ENVIGADO como entidad jurídica Responsable del Tratamiento de Datos Personales o el Encargado que la misma designe, cumpliendo siempre con lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

8.2. FINALIDADES ESPECÍFICAS

8.2.1.  Bases de Datos de clientes y usuarios antiguos, actuales y potenciales

• Proveer los servicios requeridos por sus clientes y/o usuarios, incluidas obligaciones comerciales y contractuales como soporte, garantías, etc.

• Poder desarrollar la respectiva relación comercial y contractual en todas sus fases, incluidas la facturación y el cobro de obligaciones por venta de productos, activos o prestación de servicios.

• Adelantar actividades promocionales, de mercadeo, comercialización, envío de propuestas comerciales, invitaciones a eventos e información de servicios o productos, o cualquier otro asunto que ENVIGADO considere que puede ser de interés del cliente antiguo, actual o futuro, a través de diferentes medios de comunicación.

• Evaluar la calidad del servicio para propósitos comerciales, promocionales y estadísticos.

• Ofrecer información a través de sus portales web, redes sociales o aplicaciones con fines promocionales o informativos.

• Para consultar conceptos y opiniones sobre productos y/o servicios.

• Para llevar a cabo concursos u otros métodos similares con el fin de seleccionar potenciales contratistas

8.2.2. Base de Datos de Proveedores actuales, antiguos y potenciales

• Invitar a proveedores o prestadores de servicios actuales o potenciales a contratar o cotizar con el fin de proveer productos o servicios necesarios para la operación de ENVIGADO.

• Desarrollar y establecer relaciones comerciales y contractuales con sus proveedores de bienes y servicios, generar órdenes de compra, pedidos, servicios postventa u órdenes de prestación de servicios a sus proveedores en general.

• Acceder a los servicios y productos ofertados por sus proveedores.

8.2.3. Base de Datos de aspirantes

• Análisis de la información con el fin de iniciar un proceso de vinculación. 

• Contactar al aspirante para manifestar el interés que existe en iniciar un proceso de vinculación. 

• Verificar la veracidad y autenticidad de la información suministrada en la hoja de vida con las entidades en las que han adelantado estudios y desempeñado cargos.

• Iniciar el estudio de condiciones de vivienda y seguridad para determinar el ingreso como empleado. 

• Enviar los datos a aliados, clientes o proveedores de ENVIGADO que estén interesados en contactar personas con el mismo perfil o similar, para explorar una posible contratación laboral.

Sin perjuicio de lo anterior, si el respectivo aspirante fuese descartado dentro del proceso de selección, sus Datos Personales serán eliminados de la base respectiva y el Titular será informado de lo mismo. Si el aspirante no es vinculado, pero se considera apto para una futura vinculación se continuará con el Tratamiento de sus Datos Personales informando de ello al Titular.

Se entiende que un aspirante que envíe su hoja de vida para participar de un proceso de selección acepta el Tratamiento de sus Datos Personales.

8.2.4. Base de datos de Empleados

• Dar cumplimiento a las obligaciones laborales como empleador, establecidas en la legislación laboral, el contrato de trabajo y el Reglamento Interno de Trabajo, tales como, pero sin limitarse a ellas: Pago de salarios, afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y pago de aportes, afiliación a la Caja de Compensación y pago de aportes, pago a la autoridad tributaria de las sumas retenidas, emitir certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales, y suministrar información a una entidad o autoridad nacional que requiera datos personales, conforme con la normas vigentes. 

• Contratar seguros de vida y/o gastos médicos para el otorgamiento de cualquier otra prestación que derive de la relación laboral, de ser el caso. 

• Notificar a familiares o personas cercanas en caso de emergencias. 

• Mantener la seguridad y salud en el lugar de trabajo, de conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

• Informar instrucciones con ocasión del contrato de trabajo. 

• Evaluar el desempeño laboral del empleado. 

• Recolectar información y evidencia con el fin de realizar procesos disciplinarios laborales, de ser el caso. 

• Almacenar los datos personales en medios informáticos. 

• Usar la información para procedimientos y documentos relacionados a la relación laboral del Trabajador con el Empleador.

• De acuerdo con requerimientos de entidades gubernamentales, recopilar los datos que estas llegaren a solicitar.

8.2.5. Base datos obtenida mediante sistemas de seguridad y Videovigilancia.

• ENVIGADO podrá recolectar mediante su sistema de seguridad y videovigilancia imágenes, videos y huellas de los visitantes a sus instalaciones, empleados y proveedores con el fin de ayudar a garantizar la seguridad de las personas, sus bienes e instalaciones.

8.2.6. Base de datos beneficiarios de los trabajadores del ENVIGADO F.C.

• Afiliación a Caja de Compensación asignada por el empleador y EPS seleccionada por el trabajador.

• Verificación del estado activo o inactivo en la caja de compensación y la EPS, y consulta.

• Soportar procesos de auditoría externa e interna. 

• Ceder datos personales a terceros para fines legales y/o contractuales.

• Entrega de información sobre servicios, actividades y eventos de la caja de compensación. 

8.3. DATOS SENSIBLES

Para efectos de la política, se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

8.3.1. Tratamiento de datos sensibles

ENVIGADO dará aplicación a las disposiciones legales sobre tratamiento de datos sensibles. A tales efectos será necesario obtener autorización explícita del Titular para el tratamiento, informando el carácter facultativo de la misma y los datos que se consideran sensibles. Esta autorización será implementada en toda recolección de datos sensibles, salvo en los siguientes casos en los que no se requiere autorización por disposición legal: 

• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad.

• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

8.4. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD

En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, ENVIGADO se asegurará de que la recolección de Datos personales de menores de edad solo se produzca cuando dichos datos sean de naturaleza pública y estrictamente necesarios, contando siempre con la autorización previa, expresa e informada de quienes ostenten su representación legal.

9. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS DE LOS TITULARES

ENVIGADO ha designado a su área jurídica como encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos, ante la cual los Titulares de Datos Personales pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, incluir, rectificar y suprimir el dato, revocar la autorización. Sus datos de contacto, son: 

Correo: juridico@envigadofc.co 

Dirección física: Carrera 48 # 46 Sur 150. Polideportivo Sur (Envigado, Antioquia)

Horario de atención: lunes a viernes de 9:00 a.m. a 12:00 m y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m.

9.1. PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Toda consulta (información básica) o reclamo (solicitud de corrección, actualización, supresión o queja) sobre la información del Titular que está en las bases de datos de ENVIGADO se recibirá en el correo: juridico@envigadofc.co, administrado por el área encargada de atender las consultas y reclamos, o, físicamente en la dirección: Carrera 48 # 46 Sur 150. Polideportivo Sur (Envigado, Antioquia). (Horario de atención: lunes a viernes de 9:00 a.m. a 12:00 m y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m.)

La consulta o reclamo debe contener la identificación completa del Titular incluyendo, además teléfono, correo, dirección y la descripción de la consulta o de los hechos que dan lugar al reclamo y, si fuera el caso, los documentos de soporte que se quieran hacer valer.

La consulta será atendida en un término máximo de 10 días hábiles a partir de la fecha de recibo de esta y cuando no fuere posible atender la consulta dentro de ese término, se informará al interesado, explicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En cuanto al reclamo, el solicitante recibirá una respuesta de ENVIGADO dentro de los 15 días hábiles a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo resultare incompleto se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de este, para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si ENVIGADO no se considera competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, ENVIGADO incluirá en la Base de Datos en un término no mayor a 2 días hábiles una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este.  Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

Requisito de procedibilidad: El Titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento.

10. VIDEOVIGILANCIA E IMÁGENES

ENVIGADO podrá utilizar sistemas de videovigilancia para fines de seguridad de las personas, bienes e instalaciones. Esta información podrá ser empleada como prueba en cualquier clase de proceso interno y/o ante cualquier tipo de autoridad, entidad y/u organización, siempre cumpliendo con los mecanismos legales dispuestos para tal fin.

ENVIGADO también podrá realizar toma de imágenes fotográficas y videos para reconocimiento de los empleados en los diferentes medios, tales como, periódico corporativo, web interna y/o externa, redes sociales; publicaciones informativas internas y/o externas; presentaciones corporativas internas y/o externas. 

Así mismo, las imágenes que recopile ENVIGADO de sus empleados, clientes y proveedores podrán ser utilizadas para fines comerciales y promocionales de sus productos y servicios, frente a lo cual, para el caso de clientes, se obtendrá la respectiva autorización cuando sea el caso, a no ser que se configure autorización tácita.

Por imagen, se entiende la representación de la figura física, voz, nombre, sobrenombre actual o futuro, silueta, sombra, autógrafos, caricatura o partes de la figura, entre otros elementos que identifiquen inequívocamente a una persona.

11. AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales y/o Sensibles. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de la política aplicable, la forma de acceder a la misma y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales y/o Sensibles. ENVIGADO ha dispuesto el acceso a su Aviso de Privacidad a quien lo requiera previa solicitud a su correo electrónico, y también se encontrará publicado en la página web de ENVIGADO www.envigadofc.co.

12. PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN y MEDIDAS DE SEGURIDAD

El Responsable del Tratamiento de Datos Personales conservará con las debidas medidas de seguridad los registros de Datos Personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento, y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los mismos, cada vez que los Titulares le reporten novedades o solicitudes. Por ende, ENVIGADO adoptará todas las medidas técnicas, tecnológicas y administrativas adecuadas y suficientes que permitan el correcto manejo de los Datos Personales a su cargo. Igualmente, ENVIGADO adoptará todos los mecanismos necesarios para guardar la confidencialidad de la información y se abstendrá de usar la información para fines diferentes a los expresamente autorizados por el Titular.

13. DISPOSICIÓN FINAL Y SEGURIDAD DE LOS DATOS

El Encargado de cada Base de Datos y el área de Asistente de Gerencia de ENVIGADO son responsables de asegurar que únicamente las personas autorizadas tengan acceso a las Bases de Datos con las cuales cuenta la Compañía. ENVIGADO cuenta con protocolos seguros a nivel informático, restricciones de acceso y prácticas de desarrollo interno de software seguro que permiten proteger la información almacenada.

En el momento en que el Titular lo solicite, o cuando la información del Titular no sea requerida por ENVIGADO de acuerdo con la política y las finalidades allí establecidas se dará de baja la información del Titular contenida en las respectivas Bases de Datos.

14. TRANSFERENCIA DE DATOS

La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales de acuerdo a lo establecido en la política envía la información o los Datos Personales a un receptor, quien se entenderá como Encargado del Tratamiento de los Datos personales y podrá encontrarse dentro o fuera del país. 

Se permite la transferencia de Datos Personales siempre y cuando El Titular de la información haya autorizado la transferencia por cualquiera de los medios y de acuerdo con lo establecido en la política. En todo caso, el Encargado debe garantizar la seguridad de la información y los niveles adecuados de Protección de Datos.

15. TRANSFERENCIA DE DATOS A OTROS PAÍSES

Se prohíbe la transferencia de Datos Personales a cualquier tipo de países que no proporcionen niveles adecuados de Protección de Datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de Protección de Datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio o quien funja como autoridad en Colombia sobre la materia.

La prohibición no rige cuando:

• Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia. 

• Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.

• Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.

• Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la Republica de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad. 

• Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular. 

• Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia de interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, así como los demás casos que determine la ley, la Superintendencia de Industria y Comercio o la autoridad competente en materia de protección de datos.

16. FECHA Y PERÍODO DE VIGENCIA

La política estará vigente a partir de la fecha de su publicación y durante el tiempo en que ENVIGADO ejerza las actividades propias de su objeto social o aquel dispuesto según las normas y/o requerimientos contables, tributarios, laborales, comerciales, legales o cualquier otro aplicable según la materia. Por lo tanto y siempre y cuando no contravenga una disposición vigente, una vez cumplidas las finalidades expuestas al solicitar la respectiva autorización del Titular, El Responsable procederá a la supresión de los Datos Personales. Sin embargo, los Datos Personales serán conservados cuando se requieran para dar cumplimiento a una obligación legal o contractual.

ENVIGADO se reserva el derecho a efectuar actualizaciones y modificaciones a la política cuando sea necesario y en el caso de que los cambios sean sustanciales como la identificación del Responsable y las finalidades del tratamiento, los cuales pueden afectar el contenido de la autorización, los Titulares serán informados de los mismos antes de implementar las nuevas políticas y además se procederá a obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento. De hecho, cuando se realicen cambios sustanciales, se pondrán en conocimiento de los interesados dentro de los 10 días hábiles siguientes.

“Son cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales”.

16.1. ACEPTACIÓN DE “LA POLÍTICA”

Se entiende que los usuarios de nuestro sitio web, redes sociales y aplicaciones, así como aquellos beneficiarios de nuestros productos y servicios han leído con detenimiento la política y aceptan sus contenidos y las normas aquí establecidas sobre el almacenamiento, tratamiento y posible supresión de los Datos Personales de los Titulares. En caso de no encontrarse de acuerdo con aquellas condiciones establecidas en la política no se podrá hacer uso de las plataformas y/o servicios de ENVIGADO.